Amministrazione Trasparente

I dati personali pubblicati sono "riutilizzabili solo alle condizioni previste dalla normativa vigente sul riuso dei dati pubblici (direttiva comunitaria 2003/98/CE e d.lgs 36/2006 di recepimento della stessa), in termini compatibili con gli scopi originari del trattamento ai sensi dell’art. 5, par. 1, lettera b), del RGPD, e delle altre disposizioni rilevanti in materia"

Istituto Comprensivo Tivoli IV “Vincenzo Pacifici”
Sede uffici: Strada della Leonina 8, 00019 Villa Adriana (Tivoli - RM).

ARTICOLAZIONE UFFICI - FUNZIONI E SERVIZI

Le attività amministrative sono organizzate in aree operative:

1. AREA AMMINISTRATIVO CONTABILE

2. AREA PERSONALE

3. AREA ALUNNI

4. AREA AFFARI GENERALI E AMMINISTRATIVI

Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi - Sovrintende e organizza i servizi amministrativi e coordina il relativo personale posto alle sue dipendenze. Opera nell’ambito dell’ufficio gestione Contabilità e Bilancio si occupa di programmazione, gestione e rendicontazione finanziaria, di liquidazione dei trattamenti economici e accessori, progetti esterni di ogni provenienza e dei connessi adempimenti contributi e fiscali, provvede inoltre alla gestione del programma annuale, delle variazioni, conto consuntivo, liquidazione impegni e riscossioni accertamenti, svolge i compiti relativi alla procedura degli acquisti e gare (richiesta, preventivi, ordinazione e liquidazione fatture),l’invio dei flussi finanziari di bilancio.

SERVIZI	COMPITI
AREA AMMINISTRATIVO CONTABILE - N.2 AA	· Attività negoziale (CUP, MEPA, CIG, indagini di mercato, richiesta preventivi, gare, prospetti comparativi, determine, ordini di acquisto, collaudi, Adempimenti ANAC) in collaborazione con il DSGA · Conservazione dei registri OOCC · Verifica consegne e distribuzione dei materiali custoditi in Magazzino (cancelleria, stampati) · Gestione Fatture Elettroniche e adempimenti PCC · Richiesta DURC · Archiviazione atti contabili Entrate e Spese per Attività e Progetti · PAGOINRETE e SIDI PAGOPA richiesta versamenti quote assicurative obbligatorie in collaborazione con l’ufficio alunni e contabile attraverso utilizzo dell’applicativo e controllo versamenti per singoli eventi · Scarico e archiviazione posta elettronica in assenza del collega (a turno) · Ricostruzioni di carriera di docenti e ATA in servizio a Tivoli IV · Gestione PON-PNRR Tivoli 4 relativa documentazione e inserimento portali · Gestione e rendicontazione progetto disabilità sensoriale con il comune · Procedure per viaggi di istruzione
	· Gestione patrimoniale beni dell’istituto e dei libri, con tenuta del relativo inventario (numerazione progressiva, descrizione, collocazione, classificazione, ecc.), discarico, passaggio di consegne in collaborazione con il DSGA. · Adempimenti Anagrafe delle prestazioni, Perlapa · Verifiche inadempimenti Equitalia · Collaborazione con il DSGA per contrattazione, 770, IRAP e Entratel · Collaborazione con il DSGA per bilancio e revisori · Tenuta registro verifiche dei Revisori dei conti · Cessazioni personale in collaborazione con l’ufficio personale · Stipendi supplenze brevi e autorizzazioni pagamenti mensili · Richiesta casellari giudiziali personale ata e fornitori con CERPA · Incarichi al personale interno (MOF) e Contratti al Personale Esterno · Gestione elenchi compensi accessori su C.U. NOIPA · Comunicazione dei pagamenti “fuori sistema” in collaborazione con il DSGA · Verifiche contributi volontari famiglie in collaborazione con il DSGA · Ricostruzioni di carriera di docenti e ATA in servizio ex Tivoli III · Gestione PNRR e Progetti pregressi ex Tivoli 3 · Gestione e rendicontazione progetto CAA con la Regione Lazio. · Gestione Convenzioni Tirocini formativi con Università e Enti. · Scarico e archiviazione posta elettronica in assenza del collega (a turno)
AREA PERSONALE - N.2 AA	· Collaborazione con il Ds, e il Dsga. · Consultazione circolari, leggi, decreti, anche via Internet e Intranet, rispetto delle scadenze relative al proprio profilo. · Utilizzo, posta e - mail, Excel Word, software On-line. · Raccolta, rilegatura e sistemazione degli atti per anno scolastico. · Statistiche varie. · Rapporti con le famiglie, informazioni al pubblico · Stipula contratti di assunzione personale docente a t.d. e t.i. docenti scuola primaria e infanzia · Controllo documentazione di rito docenti primaria e infanzia all’atto dell’assunzione in servizio · Certificati di servizio e controllo autocertificazioni, decreti assenze varie docenti primaria e infanzia. · Nomine e autorizzazioni per il personale di competenza · Predisposizioni circolari/comunicazioni d’intesa con la DS. · Protocollazione in uscita per gli atti di competenza. · Controlli a campione da effettuare sulle dichiarazioni ai sensi del DPR 445/2000 nel settore assegnato secondo le direttive del DS (ultima dichiarazione resa nel mese). · Graduatorie interne d’Istituto scuola primaria e infanzia (in collaborazione dell’altra AA Ronchetti). · Verifiche Punteggio graduatorie GPS docenti scuola primaria e infanzia. · Pratiche delegazioni e cessione del quinto privati a favore dipendenti da inviare alla RTS (in collaborazione con la collega del personale) · Anno di formazione e di prova docenti, gestione istanze online · Scarico e archiviazione posta elettronica in assenza del collega (a turno) · Collaborazione con l’AA Ronchetti per le pratiche relative al Personale di ruolo e t.d. dalla presa servizio alla quiescenza · Raccolta e conteggio conto mensile docenti ore sostituzione colleghi assenti · Comunicazioni Unilav centro per l’impiego · Statistica mensile assenze personale docente su SIDI · Raccolta dati e inserimento dati a sistema per scioperi su SIDI · ferie non godute supplenti a T.D. ordine di scuola competente · Collaborazione con il DS e il DSGA per le graduatorie GPS controllo documentazione
	· Collaborazione con il Ds, e il Dsga. · Consultazione circolari, leggi, decreti, anche via Internet e Intranet, nel rispetto delle scadenze relative al proprio profilo. · Collaborazione con l’AA Pasciuti per le pratiche relative al Personale · Rapporti con soggetti esterni, informazioni al pubblico per il personale. · stipula dei contratti di assunzione personale docente a t.d. e t.i. scuola media · Rapporti con curia per IRC e sostituzioni · Controllo documentazione di rito docenti medie all’atto dell’assunzione in servizio · Nomine e autorizzazioni per il personale di competenza · Certificati di servizio e controllo autocertificazioni, decreti assenze varie docenti scuola media e IRC. · Verifiche Punteggio graduatorie GPS docenti scuola media. · Rilevazioni Perlapa legge 104 · Tenuta dei fascicoli personali gestione e aggiornamento e trasmissione anche attraverso il programma gestionale. · Anagrafe del personale e suo aggiornamento su gestionale e controllo dati al SIDI. · Graduatorie interne d’Istituto scuola media (in collaborazione dell’altra AA Ingrassia). · Assemblee e permessi sindacali e calcolo monte ore permessi RSU · Scarico certificati medici online e richiesta visita fiscale personale docente secondo le indicazioni del DS, in accordo con la collega. · Predisposizioni circolari/comunicazioni d’intesa con la DS. · Protocollazione in uscita per gli atti di competenza. · Collaborazione con l’AA Pasciuti per le pratiche relative al Personale di ruolo e t.d. dalla presa servizio alla quiescenza · Controlli a campione da effettuare sulle dichiarazioni ai sensi del DPR 445/2000 nel settore assegnato secondo le direttive del DS (ultima dichiarazione resa nel mese). · Scarico e archiviazione posta elettronica in assenza del collega (a turno) · Pubblicazione sul sito della scuola delle pratiche di propria competenza secondo le direttive stabilite dal DS sentito il DSGA · Invio comunicazione al SIDI assenze personale docente in accordo con l’altra AA · ferie non godute supplenti a T.D. ordine di scuola competente
AREA ALUNNI - N.2 AA	· Collaborazione con il Ds, e il Dsga, · Consultazione circolari, leggi, decreti, anche via Internet e Intranet, nel rispetto delle scadenze relative al proprio profilo. · Scarico e utilizzo software operativi per realizzazione processi. · Adempimenti relativi a Iscrizioni, frequenza e trasferimento alunni con tenuta della documentazione e registrazione dei dati sul software in uso per la secondaria e primaria in altri comuni; · Gestione operazioni relative agli scrutini ed agli esami, con tenuta dei relativi atti e registri; compilazione e rilascio di diplomi, pagelle, attestazioni e certificati alunni in collaborazione con altra collega del settore; · Tenuta dei registri delle matricole, dei certificati e di carico e scarico dei diplomi; · Gestione procedura adozioni libri di testo scuola media · Raccolta, rilegatura e sistemazione degli atti per anno scolastico. · Statistiche varie. Circolari/comunicazioni. · INVALSI. · Rapporti con le famiglie, informazioni al pubblico. · Predisposizioni circolari/comunicazioni d’intesa con la DS. · Protocollazione in uscita per gli atti di competenza. · Controlli a campione da effettuare sulle dichiarazioni ai sensi del DPR 445/2000 nel settore assegnato secondo le direttive del DS (ultima dichiarazione resa nel mese). · Scarico e archiviazione posta elettronica in assenza del collega (a turno). · Pubblicazione sul sito della scuola delle pratiche di propria competenza secondo le direttive stabile dal DS sentito il DSGA. · Organico d’istituto (funzionale e potenziato) inserimento e invio dati in collaborazione con DE LUCA · Registrazione e gestione alunni con disabilità scuole di competenza. · Trasporto scolastico rapporti con enti locali per scuole di competenza. Progetto disabilità sensoriale – Comuni preparazione documentazione
	· Collaborazione con il Ds, e il Dsga, · Consultazione circolari, leggi, decreti, anche via Internet e Intranet, nel rispetto delle scadenze relative al proprio profilo. · Scarico e utilizzo software operativi per realizzazione processi. · Adempimenti relativi a Iscrizioni, frequenza e trasferimento alunni con tenuta della documentazione e registrazione dei dati sul software in uso primaria e infanzia plessi villa adriana; · Gestione operazioni relative agli scrutini ed agli esami, con tenuta dei relativi atti e registri in collaborazione con l’altra collega; compilazione e rilascio di diplomi, pagelle, attestazioni e certificati alunni in collaborazione con l’altra collega del settore; · Tenuta dei registri delle matricole, dei certificati e di carico e scarico dei diplomi; · Gestione procedura adozioni libri di testo primaria e buoni libro e cedole librarie; · Raccolta, rilegatura e sistemazione degli atti per anno scolastico. · Statistiche varie. Circolari/comunicazioni. · INVALSI. · Aggiornamento Anagrafe studenti in SIDI · Gestione dati servizio mensa e comunicazione posti mensa; · Rapporti con le famiglie, informazioni al pubblico. · Predisposizioni circolari/comunicazioni d’intesa con la DS. · Protocollazione in uscita per gli atti di competenza. · Controlli a campione da effettuare sulle dichiarazioni ai sensi del DPR 445/2000 nel settore assegnato secondo le direttive del DS (ultima dichiarazione resa nel mese). · Scarico e archiviazione posta elettronica in assenza del collega (a turno). · Pubblicazione sul sito della scuola delle pratiche di propria competenza secondo le direttive stabile dal DS sentito il DSGA. · Organico d’istituto (funzionale e potenziato) inserimento e invio dati collaborazione con PASQUALI · Registrazione e gestione alunni con disabilità scuole di competenza. · Verifica situazione vaccinale degli studenti · Trasporto scolastico rapporti con enti locali per scuole di competenza Progetto CAA – Regione Lazio preparazione documentazione
AREA AFFARI GENERALI E AMM.VI – N.2 AA	· Collaborazione con il Ds e il Dsga. · Consultazione giornaliero e scarico circolari riguardanti la scuola da USR, Usp, Miur e assegnazione ai settori di competenza · Collaborazione con l’ufficio personale in particolare per Convocazioni supplenti · Pratiche di infortunio alunni e personale con assicurazione e INAIL e rivalse contro terzi · Convocazione GLI e GLO, rapporti con asl e centri accreditati · Organi collegiali: elezioni RSU, CDC e di intersezione, CDI · Convocazioni organi collegiali d’intesa con il DS e predisposizione dei relativi atti (fogli firma, convocazioni, estratti dei verbali delle delibere) · Formalizzazione nomine degli organi collegiali e aggiornamento su Spaggiari · Registrazione e gestione amministrativa ausili alunni con disabilità · Legge 81/08 sicurezza, rapporti con RSPP per modulistica da inviare a lavoratori e richieste varie · Elenchi autorizzazioni alunni e personale per viaggi di istruzione.
	· Collaborazione con il Ds e il Dsga. · Consultazione giornaliero e scarico circolari riguardanti la scuola da USR, Usp, Miur e assegnazione ai settori di competenza · Gestione caselle e-mail istituzionali PEO e PEC (Scarico, assegnazione, protocollazione e archiviazione) · Gestione protocollo riservato d’intesa con la DS. · Spedizione/Ricezione della posta cartacea (residuale) · Consegna posta al DS e smistamento della posta alle varie sedi scolastiche, ai destinatari interni ed al personale amministrativo dell’area di appartenenza. · Predisposizioni circolari/comunicazioni d’intesa con la DS e il DSGA. · Raccolta segnalazioni e invio richiesta interventi T.U. 81/08 ai comuni · Controllo necessità e richieste materiali di cancelleria e beni di pulizia ai Comuni · Protocollazione in uscita per gli atti di competenza. · Pubblicazione sul sito della scuola delle pratiche di propria competenza secondo le direttive stabilite dal DS sentito il DSGA. · Gestione orario badge, assenze, ritardi e permessi personale ATA con utilizzo del programma VEGA e registri cartacei per i plessi non dotati di badge · Compilazione dei Prospetti MENSILI servizio ATA. Controllo registri presenze dipendenti. · Prospetti ore svolte dal personale ATA per liquidazione compensi accessori FIS e da bilancio. · Controllo e operazioni per Ferie non godute personale ATA · Convocazioni personale ATA, Ordini di servizio per prestazioni lavoro straordinarie, sostituzioni, recuperi, turnazioni del personale A.T.A. nel rispetto della contrattazione d’istituto.

In relazione alle aree operative sopra specificate si dovrà provvedere:

DSGA e AREA AMMINISTRATIVA CONTABILE
Gestione dematerializzata della documentazione contabile

1. AREA PERSONALE: costruzione e implementazione del fascicolo personale elettronico.

Tutti i documenti relativi al personale vanno trattati in formato digitale e archiviati in cartelle digitali personali. L’ufficio personale, di concerto con gli altri uffici, provvede a rendere disponibile attraverso la pubblicazione su sito, la modulistica editabile utilizzabile dal personale (richiesta ferie e altri permessi, richiesta certificati, modello dichiarazione servizi ecc.)

2. AREA ALUNNI: costruzione e implementazione del fascicolo elettronico dello studente.

Tutti i documenti relativi agli studenti vanno trattati in formato digitale e archiviati in cartelle digitali personali. L’ufficio alunni, di concerto con gli altri uffici, provvede a rendere disponibile attraverso la pubblicazione su sito, la modulistica editabile utilizzabile dall’utenza (richiesta certificati, Richiesta nulla osta, domanda iscrizione serale ecc..)

3. AREA AFFARI GENERELI E AMMINISTRATIVI

Tenuta del registro di protocollo giornaliero e suo invio in conservazione. Documentazione relativa agli infortuni personale e alunni e tutti i documenti sulla sicurezza del personale ai sensi della Legge 81/2008, tutte le domande di assenza o permesso, dovranno essere conservati in formato pdf in cartelle di archivio digitale.

4. TUTTE LE AREE: protocollazione e archiviazione dei documenti.

Tutti i documenti in entrata o in uscita sono archiviati nell’apposita funzione del sistema gestionale. I documenti devono essere conservati in formato pdf in cartelle archivio digitale seguendo le indicazioni che saranno fornite nel manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio

Tutto il personale di Segreteria è obbligato ad utilizzare il gestionale di Segreteria digitale in uso ai sensi dell’art. 42 del D.Lgs 7 marzo 2005 n. 82 CAD e ss.mm.ii. e il D.Lgs 33/2013 e smi ai fini della dematerializzazione dei documenti, digitalizzazione e conservazione dei documenti amministrativi dell’I.C.

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